++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ ASCII-Version der ansonsten mit Calamus gesetzten Anleitung ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ 1. Einleitung 1.1. Die Anleitung Das Programm Ultimo ist eigentlich zu kompliziert um es nur durch ein Ausprobieren kennenzulernen. Daher kann ich Ihnen nur empfehlen die Anleitung gut zu lesen. Wir habe versucht die Anleitung so verst„ndlich wie m”glich zu schreiben, wenn uns das nicht immer gelungen ist, bitten wir um Nachsicht. Fr kreative Kritik haben wir aber immer ein offenes Ohr. Selbstverst„ndlich kann und will dieses Handbuch keine Anleitung zur Buchfhrung sein. Sie mssen schon wissen was Sie machen. 1.2. Programmstatus Ultimo ist ein LowCost-Programm und wird von einer H„ndlerkooperative unter dem Namen Whiteline Soft Series vertrieben. Delta Labs Media Briller Str. 40 42105 Wuppertal Tel. & Fax 0202/308 307 1.3. Hotline Der Programmautor steht jedem registrierten Anwender samstags und sonntags von 14-16 Uhr telefonisch (Tel. 05221/25155) zur Verfgung. Diesen Service k”nnen Sie aber erst dann in Anspruch nehmen, wenn Sie ihre Registrierungskarte eingeschickt haben. Natrlich k”nnen Sie uns auch schriftlich erreichen. G.K. Modellbau & Camouflage Software z.H. Michael Kammerlander Mindener Str. 478 32049 Herford 1.4. Systemanforderungen Um mit dem Programm Ultimo arbeiten zu k”nnen, ben”tigt man einen ATARI kompatiblen Computer mit mindestens 2MB freien Arbeitsspeicher und eine Festplatte. Ein Betrieb mit einem Diskettenlaufwerk ist weder vorgesehen, noch sehr sinnvoll. 1.5. Programmkonzept Bei Ultimo handelt es sich um eine Buchfhrung nach der Einnahme-šberschuž-Rechnung. Diese Art der Buchfhrung darf aber nur ein engumrissener Personenkreis durchfhren. Gewerbetreibende: Soweit diese nicht zur Buchfhrung gem„ž ÝÝ1ff. HGB (Handels-Gesetz-Buch) in Verbindung mit Ý140 AO (Abgaben-Ordnung) verplichtet sind. Dazu z„hlen vor allem die kleinen Gewerbetreibenden, die entweder keine Kaufleute (z.B. die kleineren Handwerker) oder Minderkaufleute im Sinne des Handelsrechts sind und die nach den bei der letzten Veranlagung getroffenen Feststellungen weder einen Umsatz von mehr als 500.000 DM noch ein Betriebsverm”gen von 125.000 DM noch einen Gewinn aus Gewerbebetriebe von mehr als 36.000 DM (ab 1.1.1995 48000 DM) gehabt haben und daher auch nicht steuerrechtlich nach Ý141 AO buchfhrungspflichtig sind. Selbst„ndig T„tige: Dazu z„hlen vornehmlich alle Freiberufler (Žrzte, Rechtsanw„lte, usw.), denn sie sind weder Kaufleute im Sinne des Handelsrechts, noch nach den ÝÝ 140/141 AO buchfhrungspflichtig. Falls Sie sich nicht sicher sind ob Sie eine derartige Buchfhrung machen drfen, fragen Sie bitte Ihr Finanzamt oder einen Steuerberater. Ultimo bercksichtigt bis zu 30000 Buchungen im Monat (Speicherabh„ngig) 200 Konten 50 vordefinierbare Gegenst„nde 500 Abschreibungen, GWG und Sachanlagen 10 frei zu definierende Steuers„tze aus diesen Daten kann Ultimo folgende Auswertungen erstellen Umsatzsteuer-Voranmeldung Umsatzsteuer-Erkl„rung Kontostand Ja hresabschluž (Gewinnermittlung) Die Software sowie dieses Handbuch wurden mit gr”žtm”glicher Sorgfalt erstellt. Denoch k”nnen wir keine Gew„hrleistung dafr bernehmen, daž Handbuch und Programm v”llig fehlerfrei sind. Die Haftung fr unmittelbare und mittelbare Sch„den, Folgesch„den und Drittsch„den ist, soweit gesetzlich zul„ssig, ausgeschlossen. 1.6. Installation Um das Programm Ultimo zu installieren, kopieren Sie einfach den Ordner Ultimo von Ihrer Originaldiskette auf eine Festplattenpartition Ihrer Wahl. 1.7. Neue Versionen Alle registrierten Anwender werden bei Erscheinen einer neuen Version von uns angeschrieben. 2. Die Menleiste In diesem Kapitel werden erst einmal alle Menpunkte der Reihe nach genau erkl„rt. In einem sp„teren Kapitel zeigen wir Ihnen einige Buchungsbeispiele. 2.1. Datei 2.1.1. Neues Buchungsjahr Um ein neues Buchungsjahr anzulegen mssen Sie diesen Menpunkt aufrufen. Mit Buchungsjahr wird das Jahr bestimmt, das Sie bearbeiten. Im Feld Buchungsmonat geben Sie den Monat an, den Sie bearbeiten wollen. Sobald Sie OK drcken wird ein entsprechendes Verzeichnis fr Ihre Buchung angelegt. Nun k”nnen Sie fr das entsprechende Jahr und den Monat Ihre Buchungen vornehmen. 2.1.2. ”ffne Buchungsjahr Wollen Sie ein bereits vorhandenes Buchungsjahr wieder ”ffnen, benutzen Sie diesen Menpunkt. Rechts w„hlen Sie das Jahr und links den zu bearbeitenden Monat aus. Auch wenn Sie schon das zu bearbeitende Buchungsjahr geladen haben, aber jetzt einen anderen Monat bearbeiten m”chten, mssen Sie diesen Menpunkt benutzen. Durch anklicken von OK veranlassen Sie Ultimo die ausgew„hlten Buchungen einzuladen, bzw. einen neuen Buchungsmonat anzulegen. 2.1.3. sichern Damit Ihnen bei einem Stromausfall keine Daten verloren gehen, sollten Sie diese von Zeit zu Zeit abspeichern. Mit diesem Menpunkt werden alle Buchungen, Abschreibungen und Einstellungen gesichert. 2.1.4. L”schen Falls Sie mal ein Buchungsjahr l”schen wollen, k”nnen Sie das mit diesem Menpunkt machen. Dazu w„hlen Sie das entsprechende Buchungsjahr aus und drcken OK. 2.1.5. Info-Programm Sie bekommen einige Informationen zum Programm und die Programmversion angezeigt. 2.1.6. Info-Buchungen šber diesen Menpunkt erhalten Sie einige Informationen zu dem ge”ffneten Buchungsjahr. 2.1.7. Modul laden Es besteht die M”glichkeit Ultimo mit Programmodulen zu erweitern. šber diesen Menpunkt k”nnen derartige Module geladen werden. Zur Zeit gibt es zwar noch keine Module speziell fr Ultimo, bei entsprechender Nachfrage ist aber auf jeden Fall ein Mandantenmodul geplant. 2.1.8. Beenden šber diesen Menpunkt k”nnen Sie das Programm beenden. Falls einige Dateien noch nicht gesichert sind, werden Sie darauf aufmerksam gemacht und k”nnen dies nachholen. 2.2. Fenster 2.2.1. N„chstes Das n„chste eigene und offene GEM-Fenster wird in den Vordergrund gebracht. 2.2.2. Schliežen Das oberste Fenster wird geschlossen. 2.2.3. aus Liste Das n„chste ACS-Fenster wird ge”ffnet, bzw. nach oben gebracht. 2.2.4. Verhalten Nach dem Anw„hlen dieses Menpunktes erscheint eine Dialogbox, in der das Systemverhalten modifiziert werden kann. 2.3. Buchungen 2.3.1. eingeben Alle Parameter die einen Buchungssatz ausmachen, werden in diesem Fenster eingegeben. In der Titelzeile des Fensters k”nnen Sie immer das Buchungsjahr und den Buchungsmonat ablesen. Selbstverst„ndlich k”nnen Sie den gesamten Buchungsvorgang ber die Tastatur steuern. Ein Buchungssatz setzt sich aus bestimmten Parametern zusammen: Datum, Belegnummer, Zahlungsart, AFA, Konto, Gegenstand, Betrag, Steuersatz und Haben oder Soll. Beim Datum mssen Sie nur noch den Tag eingeben, Monat und Jahr setzt Ultimo fr Sie ein. Das Feld AFA wird dann gesetzt, wenn es sich bei der Buchung um eine Abschreibung handelt. Dies ist auch notwendig, damit der Anschaffungspreis nur als Abschreibung in der Gewinnermittlung bercksichtigt wird. Eine Belegnummer mssen Sie immer fr jeden gebuchten Beleg angeben. Auf, bzw. von welchem Konto gebucht wird bestimmen Sie indem Sie das Kontofeld anklicken oder ALT-K drcken. In dem dann erscheinenden Fenster k”nnen Sie ein Konto ber die Tastatur oder mit der Maus ausw„hlen. Durch drcken der RETURN Taste oder anklicken des OK Buttons wird das Konto in den aktuellen Buchungssatz bernommen. Mit Gegenstand k”nnen Sie die zu buchende Position n„her beschreiben. Fr immer wiederkehrende Gegenst„nde k”nnen Sie sich entsprechende Texte anlegen. Um diese dann abzurufen klicken Sie auf den Button G. Auswahl oder drcken ALT-G. In dem dann erscheinenden Fenster k”nnen Sie einen Gegenstand ber die Tastatur oder mit der Maus ausw„hlen. Durch drcken der RETURN Taste oder anklicken des OK Buttons wird der Gegenstand in den aktuellen Buchungssatz bernommen. Der Buchungsbetrag wird immer als Bruttobetrag eingegeben, wenn Sie nur den Nettobetrag zur Hand haben, ist das aber auch nicht weiter schlimm. Geben Sie dann den Nettobetrag ein und drcken NettoüEingabe. Dazu sollte Sie aber vorher den entsprechenden Steuersatz einstellen. Ultimo rechnet Ihre Eingabe dann um. Mit Haben legen Sie fest, ob es sich um eine Einnahme bzw. bei Soll um eine Ausgabe handelt. Sobald Sie >Weiter< anklicken oder >Return< drcken wird der Buchungssatz ausgelesen und berprft. Falls es unsinnige Angaben gibt, weist Ultimo Sie daraufhin und gibt Ihnen Gelegenheit zur Korrektur. Handelt es sich bei dem Buchungssatz um ein Abschreibungsgut, AFA gesetzt, werden Sie auch noch gefragt ob eine entsprechende Abschreibung gebucht werden soll. Sie mssen dann nur noch die Laufzeit der Abschreibung angeben. Aber dazu sp„ter mehr. Mit Abbruch k”nnen Sie die Eingabe der Buchungss„tze beenden. Betriebsausgaben, die nach Ý4 Abs.5 EStG den Gewinn nicht mindern drfen, werden vom Programm nicht automatisch bercksichtigt. 2.3.2. letzte l”schen In einer ordentlichen Buchfhrung drfen Buchungss„tze eigentlich nicht gel”scht sondern nur storniert werden. Da es aber doch manchmal schnell passiert, daž man einen falschen Buchungssatz eingegeben hat, erhalten Sie mit diesem Menpunkt die M”glichkeit den zu letzt eingegebenen Buchungssatz zu l”schen. Bedenken Sie bitte, daž dies nur bei einer Fehleingabe statthaft ist. 2.3.3. Abschreibungen Anschaffungen fr Ihre Firma, die nicht fr den Verkauf bestimmt sind und einen bestimmten NettoüKaufbetrag berschreiten (dies gilt nur wenn der Unternehmer Vorsteuer abzugsberechtigt ist, sonst BruttoüPreis), mssen auf eine bestimmte Zeit abgeschrieben werden. Alle Gegenst„nde unter einem NettoüKaufpreis von 100 DM k”nnen dabei direkt verbucht werden und mssen nicht in die Abschreibung aufgenommen werden. Bei Gegenst„nden mit einem NettoüKaufpreis unter 800 DM spricht man von geringwertigen Wirtschaftsgtern (GWG), die noch im gleichen Jahr abgeschrieben werden. Diese Gegenst„nde mssen aber bereits in die Abschreibung aufgenommen werden. Alle Gegenst„nde, bei denen der Netto-Kaufpreis von 800 DM berschritten wird, mssen auf mehrere Jahre abgeschrieben werden. Es handelt sich dabei um Sachanlagen. Wieviele Jahre dabei fr welchen Gegenstand angesetzt werden, k”nnen Sie entsprechenden Tabellen entnehmen. Diese bekommen Sie eventuell beim Finanzamt oder Ihrem Steuerberater. Sie mssen bei Ultimo die Abschreibung nur noch eingeben, um den Rest kmmert sich dann das Programm. Die eigentliche Eingabe ist der von Buchungen sehr „hnlich. .4. Anzeigen 2.4.1. Buchungss„tze In einem Fenster werden alle Buchungss„tze des aktuellen Buchungsmonats angezeigt. Die Reihenfolge der Buchungen k”nnen Sie im Men Einstellung/Firmendaten/Auswertung bestimmen. Hier k”nnen Sie einen oder mehrere Buchungss„tze auch stornieren. Dazu klicken Sie einen Buchungssatz an, so daž er schwarz unterlegt ist, und ziehen ihn dann bei gedrckter Maustaste auf den Papierkorb. 2.4.2. Kontostand Sie k”nnen sich denn Stand Ihrer Konten fr den aktuellen Buchungsmonat, ein Quartel oder das gesamte Jahr anzeigen lassen. 2.4.3. UST-Voranmeldung Zu jedem 10. eines Monat, bei geringen Ums„tzen auch nur fr jedes Quartal, muž man dem Finanzamt eine Umsatzsteuervoranmeldung vorlegen. Ultimo hilft ihnen dabei und errechnet alle dafr erforderlichen Werte. Sie mssen diese dann nur noch in das entsprechende Formular eintragen. 2.4.4. UST-Erkl„rung Am Ende eines Gesch„ftsjahres mssen Sie dem Finanzamt eine Umsatzsteuererkl„rung vorlegen. Hierbei werden dann auch Ihre Privatentnahmen bercksichtigt. Sie sollten darauf achten, daž der ausgewiesene, bereits gezahlte Betrag auch mit dem tats„chlichen bereinstimmt. Das kann nicht der Fall sein, falls Sie nach einer UST-Voranmeldung einen Buchungsmonat ge„ndert haben. 2.4.5. Jahresabschluž Beim Jahresabschluž wird eine Gewinnermittlung nach Ý4 Abs. 3 EStG erstellt. Hierbei werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenbergestellt. Betriebseinnahmen: Einnahmen nach Steuersatz aufgefhrt Privatanteile aus den Konte n Umsatzsteuer Betriebsausgaben: Ausgaben aus den Konten Abschreibungen GWG Abschreibungen Sacha nlagen Vorsteuer Aus der Differenz ergibt sich der Gewinn. 2.4.6. Abschreibungen In einem Fenster werden alle gespeicherten Abschreibungen, nach dem Datum sortiert, angezeigt. Sie k”nnen Abschreibungen l”schen, indem Sie sie auf den Papierkorb ziehen. Um eine Abschreibung zu „ndern mssen Sie auf den entsprechenden Eintrag einen Doppelklick vollziehen. Dann erscheint ein Fenster in dem Sie die Abschreibung „ndern k”nnen. 2.5. Drucken Im Menbereich Drucken k”nnen Sie alle im Kapitel 2.4. üAnzeigenü vorgestellten Bildschirmausgaben auf den Drucker ausgeben. 2.6. Einstellung 2.6.1. Konten Zum Buchen werden in Ultimo Konten ben”tigt, diese k”nnen Sie hier einrichten. Dabei sollten Sie den Konten immer verst„ndliche Namen geben, so daž man schon am Namen erkennt, was darauf gebucht wird. Es wird Ihnen ein sinnvoller Kontenrahmen mitgeliefert. Falls Sie diese Konten nicht verwenden wollen, l”schen Sie einfach die Datei ULTIMO.INF. ACHTUNG: dabei werden auch alle anderen Einstellungen gel”scht. Um ein neues Konto einzurichten, fllen Sie den unteren Eingabebereich aus. Dazu geben Sie eine Kontonummer, sowie einen Kontonamen ein. Falls Sie bei den auf diesem Konto gebuchten Gegenst„nden eine Privatentnahme haben, geben Sie auch noch einen Privatanteil an. Setzen Sie das Selektfeld Privatanteil und geben diesen in Prozent an. Eine Privatentnahme liegt immer dann vor wenn ein Gegenstand gesch„ftlich und auch privat genutzt wird (z.B. Auto, Telefon usw.). Klicken Sie jetzt den Button eintragen, so wird das Konto eingerichtet. Wollen Sie ein Konto „ndern, selektieren Sie es in der oberen Anzeige und „ndern es dann im unteren Eingabebereich. Ultimo merkt sich selbstst„ndig, wenn Sie eine Žnderung vorgenommen haben und sichert diese vor einer anderen Aktion. Wenn Sie ein Konto l”schen wollen, selektieren Sie das entsprechende Konto in der oberen Anzeige und drcken dann l”schen. Mit OK werden die Eingaben bernommen und gesichert. 2.6.2. Gegenst„nde Fr immer wiederkehrende Buchungstexte k”nnen Sie sich bis zu 50 entsprechende Texte vordefinieren. Die Bedienung ist grunds„tzlich die gleiche, wie beim Kontendialog. 2.6.3. Buchungssatz Damit Sie nicht bei jeder Buchung das komplette Formular ausfllen mssen, k”nnen Sie den Buchungsdialog vorbelegen. Bei Datum und Belegnummer haben Sie die Wahl ob Sie das Feld freilassen oder mit dem zuletzt benutzen Wert vorbelegen. Die restlichen Felder haben die gleiche Bedeutung wie beim Buchen. 2.6.4. Steuers„tze Hier k”nnen Sie bis zu 10 Steuers„tze, die Sie im gesamten Programm nutzen k”nnen, definieren. 2.6.5. Firmendaten In dem Feld Firmendaten geben Sie bitte Ihren Firmennamen, Bezeichnung, Straže, Plz/Ort sowie Ihre Steuernummer und das Finanzamt an. Im Bereich Auswertung k”nnen Sie die Sortierung der Buchungss„tze, sowie die Abschreibungsgrenzen festlegen. typ2.6.6. Drucker Damit Ihr Drucker von Ultimo richtig angesprochen wird, mssen Sie einen entsprechenden Druckertreiber laden oder einen neuen erstellen. Fr die meisten Anwender reicht es sicherlich, wenn Sie einen der fertigen Druckertreiber einladen, dazu hat das Fenster eine eigene Menleiste. Mit Treiber laden/Treiber speichern k”nnen Sie einen Drucker-Treiber einladen, bzw. speichern. Wenn Sie den Befehl als default sichern nehmen, wird der Drucker-Treiber so abgespeichert, daž er beim n„chsten Programmstart direkt eingeladen wird. Im Feld Drucker k”nnen Sie einige Angaben zum verwendeten Druckertyp, sowie zum Seitenformat machen. Wenn Querdruck selektiert ist, wird vor dem Drucken das Druckger„t in einen Querdruckmodus geschaltet. Dies muž aber vom jeweiligen Druckger„t untersttzt werden, z.B. dem HP-DeskJet. Falls Sie einen eigenen Druckertreiber erstellen wollen oder mssen, geben Sie in dem Feld Steuercodes zum jeweiligen Befehl den entsprechenden Steuercode an. Diese Steuercodes finden Sie in Ihrem Druckerhandbuch. In den meisten Handbchern sind die Befehle als dezimale Zahlenfolgen angegeben, diese geben Sie durch ein Komma getrennt in die entsprechende Zeile ein, z.B. 27, 33, 0 fr NEC P60 Schmal aus. Sie k”nnen dem Drucker aber auch ASCII-Zeichen bermitteln. Diese sind dann durch Anfhrungsstriche eingeklammert, z.B. 27,"(s10H" fr DeskJet "Schmal aus". šber den Button Zeichensatzkonverter k”nnen Sie ein Fenster aufrufen, das zwei Tabellen zur Zeichenanpassung enth„lt. In fast jedem Druckerhandbuch ist auch eine Tabelle des benutzten Zeichensatzes abgedruckt. In den meisten F„llen werden Sie aber mit den hier gezeigten Standardwerten auskommen. 3. Beispiele In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen einige Beispiel wie Buchungss„tze aussehen k”nnen bzw. sollten.